ليس هناك وصفة ثابتة لتنظيم المعارض والمؤتمرات، ولكن هناك بعض الخطوات المجربة التي تضمن عملية تنظيم وتنفيذ سلس للفاعلية في حالة ما كنت تريد تنظيم حدثك القادم بنفسك دون الحاجة لتوظيف شركة متخصصة
في هذا المقال سنشارك كيفية تنظيم معرض أو مؤتمر ناجح، الهوية البصرية للحدث وأهميتها، أهم المواد الدعائية المستخدمة داخل الحدث، وبعض الاستراتيجيات المبتكرة لزيادة نجاح المعرض أو المؤتمر.
كيفية تنظيم معارض ومؤتمرات ناجحة
- تحديد الهدف من الفاعلية
- اختيار اسم الحدث
- وضع خطة متكاملة
- تحديد الميزانية
- اختيار الموقع المناسب
- وضع استراتيجية تسويق قوية
- إدارة التسجيل للحدث
- التنسيق اللوجستي وإدارة الحدث
- التواصل مع المشاركين، العارضين والرعاة
- تقييم ما بعد الحدث
تحديد الهدف من الفاعلية
قم بتحديد أهداف الحدث بوضوح قبل بدء التنظيم سواء كان الهدف من الحدث هو هدف تجاري مثل زيادة مبيعات أو تعريفي للتعريف بالعلامات التجارية المشاركة فيه.
اختيار اسم الحدث
أن يكون اسم يتعلق بطبيعة المعرض أو المؤتمر والمحتوى الذي سيقدم فيه. وإن يكون فريدا غير مكرر أو متشابه مع أسماء فاعليات أخرى.
تحديد الميزانية
بمجرد تحديد الأهداف، يتم تحديد الميزانية المخصصة لتنظيم الحدث وتقسيمها بشكل على على جميع الموارد المطلوبة للحدث كحجز الموقع، المواد الدعائية، المأكولات والمشروبات، إقامة الحضور في حالة المؤتمرات، العنصر التنظيمي كتعيين منظمين داخل الفاعلية وغيره على نوع الحدث.
اختيار الموقع المناسب
يتم اختيار الموقع على الميزانية والأهداف ونوع الفاعلية وعدد الحضور والمشاركين في الحدث.
وضع خطة متكاملة
يتم وضع خطة شاملة تشمل جميع الجوانب اللازمة لتنظيم المعرض أو المؤتمر. تقسيم على الفريق المسؤول والمدد المطلوبة لتنفيذ تلك المهام. وذلك على سير عملية التنفيذ بشكل سلس ومنظم.
وضع استراتيجية تسويق قوية
قم بوضع استراتيجية تسويقية فعالة متكاملة لجذب الحضور المستهدف إلى الحدث وذلك بتكامل التسويق التقليدي من مواد مطبوعة والمكالمات الباردة وتسويق إلكتروني مثل التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، تسويق البريد الإلكتروني والمؤثرين
إدارة التسجيل للحدث
إعداد منصة التسجيل لحضور المعرض أو المؤتمر والتأكد من سلاسة عملية التسجيل والدفع الأمن. أو توفير موقع إذا كان التسجيل غير إلكتروني لحجز تذاكر المعرض أو المؤتمر. كما يجب توفير دعم فني أو خدمة عملاء للرد على أي أسئلة واستفسارات تخص الفاعلية.
التنسيق اللوجستي وإدارة الحدث
- التنسيق اللوجستي لكافة التفاصيل العملية ومنها:
- نقل المواد المطلوبة داخل الحدث مثل المواد الدعائية
- التأكد من وجود إنترنت جيد في حالة وجود عروض تقديمية داخل الفاعلية
- حجز الفنادق للحضور في حالة المؤتمرات
- خطة الطوارئ في حالة حدوث أي مشاكل خلال الحدث
أما إدارة الحدث فتبدأ بتعيين فريق كفء لإدارة كل ما يتعلق بالمعرض أو المؤتمر منها تخطيط الجدول الزمني، توزيع المهام، والحرص على سير الفاعلية بسلاسة.
التواصل مع المشاركين، العارضين والرعاة
بدءا من التواصل معهم للترويج لحضور الفاعلية وحتى التواصل الدوري مع المشاركين والعارضين والرعاة لتأكيد المشاركة وتوفير الدعم اللازم.
تقييم ما بعد الحدث
نجاح الحدث لا يتوقف بمجرد انتهاءه، ولكن يستمر إلى ما بعد الحدث. لذا؛ عند انتهاء الحدث، قم بإجراء تقييم شامل لأداء الحدث وتحقيق الأهداف المحددة. هذا التقييم سيساعدك في تسليط الضوء على الجوانب القوية لتطويرها والجوانب الضعيفة داخل الحدث لتحسينها في الفاعليات المستقبلية كما يعطي التقييم للحضور شعورا بالأهمية لمشاركتهم وآرائهم.
الهوية البصرية في المعارض والمؤتمرات
ما هي الهوية البصرية للحدث؟
هي جميع الجوانب البصرية التي تميز الحدث وتعكس الهدف منه -بشكل واضح- وتقدم تجرِبة متسقة للمشاركين في هذا الحدث.
قد تكون الهوية البصرية للمعرض أو المؤتمر -هي نفسها- للشركة المنظمة وقد تختلف عنه بأن تكون مصممة -بشكل كامل- لموضوع الحدث.
تتضمن الهوية البصرية عادة العناصر التالية:
- الشعار: وهو عنصر أساسي في الهوية البصرية والذي يتم استخدامه على المطبوعات والمواد الدعائية والزي الموحد.
- الألوان: وهي مجموعة ألوان الهوية البصرية والتي تستخدم في جميع المواد البصرية والدعائية للحدث مثل اللافتات والإعلانات.
- الخطوط: حيث يعبر نوع الخطوط المستخدمة عن سمات الفاعلية أو العلامة التجارية فيتم استخدام خطوط معبرة عن جوهر الحدث.
- أسلوب التصميم البصري: وهو الأسلوب الخاص بالفاعلية أو العلامة التجارية والذي يتم توظيفه في تصاميم كافة المواد الإعلانية.
أثر الهوية البصرية للحدث على العلامة التجارية
- سهولة تمييز العلامة التجارية والتعرف عليها: تساعد الهوية البصرية المتسقة داخل المعارض أو المؤتمرات على على تمييز العلامة التجارية عن غيرها من المنافسين.
- تعزيز استدعاء العلامة التجارية: الهوية البصرية الجذابة واللافتة للعلامة التجارية تجعلها أكثر احتمالية للتذكر والبحث عنها في المستقبل.
- التأثير على الحضور: حيث تخلق عناصر الهوية البصرية القوية والمتسقة من لافتات أو مواد دعائية وترويجية عنصر الجذب وتشجع الحضور على مع علامتك التجارية.
- عكس الاحترافية: أسلوب التصميم البصري المنسق وتوظيفه في المواد الدعائية يعزز من انطباع الاحترافية والكفاءة عن العلامة التجارية لدى الحضور.
أهم المنتجات الدعائية اللازمة داخل المعارض والمؤتمرات
لكي تحصل على فاعلية للجهود التسويقية قبل وأثناء وحتى بعد المَعْرِض أو المؤتمر يجب توحيد الهُوِيَّة البصرية في جميع المواد المستخدمة بدءًا من مرحلة ترويج ما قبل الحدث حتى بعد الانتهاء منه.
إليك أهم المواد الدعائية لتنظيم الحدث:
- لينيارد – بطاقة تعريف : منتجان دعائيان أساسيان للمنظمين والموظفين داخل الحدث لسهولة تمييز العلامات التجارية.
- أرش عرض ترويجي: لوضعها في مدخل الفاعلية مخصص بشعار أو أي رسائل تسويقية.
- الزي الموحد: يعكس الاحترافية كما يساعد في نشر الوعي بالعلامة التجارية.
- بوب اب: منتج دعائي لا غني عنه في خلفيات المؤتمرات وكذلك المعارض لعرض رسائل تسويقية أو شعارات المشاركين في الفاعلية
- طاولة بوب آب قماش مع إضاءة LED يمكن استخدامها مع بوب أب أو -بمفردها- لعرض منتجات أو الخدمات للتعريف بالعلامات التجارية.
- مكعبات عرض إعلانية: طريقة جاذبة للانتباه للتعريف بعلامتك التجارية أو إيصال أي رسائل تسويقية.
- ستاند إعلاني: منتج دعائي مثالي لعرض المنتجات والعروض أو حتى التعريف بالخدمات التي تقدمها العلامة التجارية.
- أعلام دعاية: وتعد مادة دعائية لافتة للانتباه نظرا لحجمه ويهدف لتثبيت العلامة التجارية في ذهن الحضور لسهولة استدعائها والتعرف عليها مستقبلًا.
- هدايا دعائية: مخصصة بشعار العلامة التجارية لتوزيعها للترويج مثل بروش تصميم خاص، نوت بوك، مق حافظ للحرارة، كاب، وغيرها من المنتجات الاقتصادية التي تحقق الهدف منها بفاعلية.
استراتيجيات ذكية لزيادة نجاح المعرض أو المؤتمر وعكس صورة مبتكرة عن علامتك التجارية
لا يتطلب الابتكار في تنفيذ حدث سلس ومنظم تقنيات معقدة فهناك استراتيجيات ذكية بسيطة، ولكن لها أثر هائل على استقبال العلامة التجارية المنظمة للحدث وعلى الحدث نفسه منها:
- توظيف التقنية البسيطة: مثل منتجات كيو ار كود في جوانب تنظيم الفاعلية كمثال استخدام أساور QR code لتسهيل الدخول. واستخدام زي موحد ذكي مثل تي شيرت بطباعة QR Code حيث تعطي هذه المنتجات تعطي صورة حديثة ومبتكرة عن العلامة التجارية كما تسهل الوصول لأي معلومات أو يتم ربطها بالرمز.
- استخدام حلول دعائية مبتكرة بديلة للمنتجات الدعائية التقليدية: كمثال بوب اب ستاند قماش بديلا عن بوب اب التقليدي أو مكعبات عرض مضيئة بديلة عن مكعبات اعلانية تقليدية.
- التقييم الرقمي للحدث أو الفاعلية: ويمكنك استخدام نماذج جوجل أو Zoho Survey أو SurveyMonkey للقيام بذلك.
شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية
أما إذا كنت تبحث عن شركة لتقوم بالمهمة لأجلك ف إليك أفضل شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية:
- وتن
- إفينتات
- رتيب لتنظيم المعارض والفعاليات
- عمق لتنظيم المعارض والمؤتمرات
- شركة مسارات لتنظيم المعارض والمؤتمرات
ختامًا
في نهاية هذا المقال نستنتج أن تنظيم المعارض والمؤتمرات هو عملية معقدة تتطلب التخطيط الجيد والتنسيق الدقيق لكافة جوانب الحدث. من خلال تحديد الأهداف بوضوح، وتخطيط الميزانية بدقة، واختيار المكان المناسب، والمواد الدعائية اللازمة يمكن للمنظمين توفير تجرِبة ممتازة للمشاركين والزوار.
إلى جانب ذلك، تلعب استراتيجيات الدعاية الذكية دورًا حاسمًا في ضمان نجاح الحدث.
وبالطبع لا يمكن إغفال أهمية الهُوِيَّة البصرية في تنظيم المعارض والمؤتمرات. حيث جزءًا أساسيًا من تجربة الحدث، تسهم في تعزيز الانطباعات وتعزيز تمييز العلامة التجارية.
بمجرد انتهاء المَعْرِض أو المؤتمر، يصبح التقييم النهائي ضروريًا لفهم نِقَاط القوة والضعف وتحسين التخطيط للمعارض والمؤتمرات المستقبلية.